檔案是企業在各項工作活動中形成的真實歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經驗和教訓，是企業重要的資產。

那么，如何將這些重要資產更好的保存及利用起來呢？

1、搭建符合國家標準的檔案儲存室，保障檔案的存儲安全

國家檔案局《檔案室建設國家標準規定》對檔案室的物質條件做出了明確規定：

⑴、裝具

裝具即用以存放檔案的柜、架、箱。柜、架、箱的制成材料為金屬物，這樣更有利于防火。檔案室要有足夠數量的檔案箱柜，要能存放現有的檔案和未來10~20年的檔案。

可考慮使用密集型活動檔案柜。這種平時合為一體，同時可打開的裝具比之傳統的單個單列、擺放位置固定裝具有較全面的優越性。他不僅具有防火、防光、防塵的性能，而且可大幅節省庫房空間和庫房建筑費用，一般而言，他可比常規的固定柜架節省近2/3的庫房面積。

⑵、設備

檔案保管的設備一般是指那些具有“固定資產”性質的機械、器皿、儀器、儀表等技術設備。用于檔案保管的技術設備種類很多，如去濕機、空調、通風設備，溫濕度測量及控制設備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機、復印機、計算機，消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具，等等。

⑶、檔案盒

檔案盒是指放置檔案材料的包裝盒，檔案盒應按國家標準A4紙張設計，用無酸紙制作。

⑷、消耗品

檔案室還需要使用一些低值易耗品，如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及辦公文具等。

2、配備專業的檔案管理人才，梳理企業檔案提高利用率

⑴、檔案管理人員要具備服務管理意識

檔案管理人員所承擔的工作責任不止于將所發生的檔案資料進行收集、整理和儲存，而是要認識到檔案管理的主要目的是更好地為檔案資料需求者提供服務。所以，檔案管理人員要能夠對檔案信息需求有所充分了解，基于此而通過向資料使用者提供相應的服務而使檔案資料發揮應有的價值。

⑵、檔案管理人員要具備安全管理意識

與其他的信息資料相比，檔案資料存在著特殊性，特別是一些檔案資料涉及到個人的隱私、國家和企業的機密，為了避免檔案資料的信息被存有惡意的人所利用，就需要檔案管理人員在向資料使用者提供必要的服務的同時，還要具有較高的安全意識。

⑶、檔案管理人員要具備統籌管理能力

由于現代的檔案管理工作對檔案管理人員的素質具有較高的要求，如果依然采用傳統的管理模式，就會導致管理質量下降。這就需要檔案管理人員要具備檔案操作技能的探索精神，能夠統籌規劃檔案資料管理的各個環節，包括檔案資料的立卷、整理，對檔案資料進行鑒定和分析，并按照規范對檔案資料進行保存等等。只有在檔案管理中注重每一個細節，才能夠提高檔案的品質，更好地為檔案創造價值，做出貢獻。

3、利用檔案管理軟件，規范化管理檔案，極大提升檔案的利用率

專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢：

⑴、提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐漸取代了傳統的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內容，完全可以根據系統軟件的提示，在下一步進行歸檔和文件歸檔。一旦發現錯誤的檔案信息，可以直接在系統中修改，省去了傳統檔案管理模式中重新編輯打印的環節，節省了時間和資源。如果發現缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，免去了對其他辦公軟件不熟悉帶來的錯誤。用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接通過關鍵詞進行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁，大大提高了工作效率。相關文件也以統一的電子格式導出，與大多數計算機系統兼容，便于打印和流通。在信息上報備案方面，系統軟件處理的結果可以直接加密上傳到上級管理部門，節省人力和時間。

⑵、能夠更好地開發檔案內容信息

檔案管理系統軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關檔案進行編輯，使各種相關的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內容發揮更大的作用。同時，文件管理系統軟件還包括數據傳輸、接收、備份、恢復等功能，方便快捷。此外，它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。

⑶、更好地實現檔案保密功能

檔案管理系統軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設置權限管理，可以設置人員的訪問權限等，從而達到保密的效果。當搜索者搜索檔案時，系統可以自行記錄，并形成查詢日志。對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行安全設計，確保檔案的安全使用。

現如今，由于企業缺乏檔案管理的專業人員，也沒有符合國家標準的檔案庫房可以儲存檔案，更不想耗費大量的人力物力去建設檔案室，所以大部分的企業會選擇專業的檔案管理公司進行檔案的保存、管理及利用。

而，如何選擇專業靠譜的檔案管理公司就成為企業需要考慮的頭等難題。

其實很簡單，選擇行業排名前列的公司一定不會錯！