2017 年，中國共產黨十九大報告中首次提出要建設“智慧社會”，智慧檔案館作為“智慧社會”建設與發展的重要組成部分，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》把智慧檔案館列為我國檔案館發展的新方向和重要建設目標。

01 數字檔案館與智慧檔案館的區別

在認識方面，多數人認為數字檔案館建設就是智慧檔案館建設，把二者概念混淆。事實上，二者有著很大的區別。

數字檔案館是以二進制編碼的數字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網絡傳遞為利用方式的一種檔案館。檔案館數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息。

智慧檔案館不僅僅是電子信息儲存管理，僅僅使用了物聯網、云計算等還不能叫做真正的智慧檔案館。智慧檔案館是一個綜合管理和控制體系，包括紙質檔案儲存管理，電子檔案儲存管理等多個板塊的內容。運用云計算、物聯網、互聯網、自動控制等多項高新技術，目的是提高檔案管理與檔案館運行效率和服務水平。做到實體檔案、電子檔案的綜合性管理與利用開發。

東方信騰智慧檔案館系統界面截圖

02 智慧檔案館建設的特點

1、資源的多元性

智慧檔案信息主要由原始電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行、體信息、網站信息、非物質文化信息等一系列檔案組成，智慧檔案資源既可以讓用戶感知并獲得檔案內容信息，滿足利用需求。還能讓管理者感知并獲得檔案管理信息，協同處理檔案業務工作。

2、全面感知

智慧地識別、提取、整合和應用檔案信息；感知檔案管理狀況，實現對檔案管理狀態的智慧監控、評估和處置。

3、綜合處置

對檔案實體與內容信息、檔案實體信息與建筑物管理信息進行綜合分析，及時反映檔案管理狀況，為提高檔案管理工作的效率提供可視化、量化的數據支撐和智慧支持，實現檔案實體、檔案信息、檔案管理環境的一體化管理和互動管理。

具體地說，智慧檔案館具有較強的數據處理能力，能實現檔案數字化、移交批量、存檔、智慧分類、統計等功能，解決了檔案人員檔案查詢、盤點的難題。智慧檔案館通過系統平臺與相關設備連接，實現環境質量檢測、溫濕度、氧濃度自動調節、智慧通風、殺毒滅菌、智慧門禁系統、24小時視頻監控、火災報警系統等智能服務，與傳統檔案館相比，智慧檔案館的安全性更高，同時還可實現智能監控，無人值守。

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東方信騰作為行業內為數不多的，在檔案行業智慧化轉型的初期，就開啟自主研發智慧檔案館建設的檔案管理服務公司，于2022年正式推出新一代智慧型數字檔案綜合管理平臺。

該平臺以國家檔案局各項規范和標準為指引，本著科技為檔案管理賦能的理念，以公司多年累積的檔案管理服務行業經驗為基礎，將互聯網技術、物聯網技術、云計算、軟件工程技術融合到檔案管理的實踐中來。

東方信騰智慧型數字檔案館（室）綜合平臺主要有三大核心系統：電子檔案管理系統、RFID檔案庫房管理系統、庫房環境控制系統。

1、電子檔案管理系統

可直接通過系統實現電子檔案的檔案采集、綜合利用、在庫管理、借閱管理、鑒定處置、統計分析等多方面管理。

系統支持自定義檔案門類，不管是文書檔案、會計檔案、工程檔案還是合同檔案，通過自定義設置，批量導入系統，就可以輕松整理歸類。

系統支持全文檢索，還可通過字段模糊搜索、組合字段查找等方式幫助用戶快速鎖定檔案線上線下的位置，精準定位，提高信息檢索的效率。系統支持目前大部分主流格式的在線瀏覽及連續瀏覽，極大的改善了用戶線上的閱讀體驗和使用感，為用戶進行檔案資料對比和分析提供有效幫助。

電子檔案管理系統還可進行在庫檔案的可視化統計，實時記錄檔案出入庫以及查閱情況，對檔案的活動詳情生成電子日志，幫助檔案管理員了解檔案在庫期間的所有軌跡，實現量化管理，解決管理員盤點、查詢等難題，同時保障檔案的在庫安全。

東方信騰電子檔案管理系統界面截圖

2、RFID檔案庫房管理系統

以RFID技術為依托，將入庫紙質檔案進行電子標簽處理，通過電子標簽將紙質檔案接入系統進行線上管理。當用戶需要使用紙質檔案時，可通過系統對檔案進行精準查找、精準定位，節省查詢檔案的時間，提高檔案管理員的工作效率。

庫房管理系統還可對在庫檔案的借閱歸還情況進行過程追蹤以及在庫盤點統計，生成檔案使用日志，幫助庫房管理員實時了解紙質檔案的使用情況和狀態，解決了人工盤點時間長、紙質檔案去向不明等問題。

配套使用的RFID門禁設備，可對所有擁有電子標簽的在庫紙質檔案進行安全管理，沒有在系統中進行借閱的檔案經過門禁時，會發出強烈警報，提醒管理員查看并核驗檔案情況，守護紙質檔案安全。

東方信騰RFID檔案庫房管理系統界面截圖

3、庫房環境控制系統

以國家檔案局對于檔案庫房的“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）要求為原則，通過部署在庫房的各種傳感器，對庫房內部包括溫濕度、空氣質量等關鍵指標進行采集、調控，確保檔案庫房滿足安全標準。

檔案庫房內部環境控制系統實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。該系統采用模塊化設計，系統功能強大，便于升級維護。包含溫濕度控制子系統、空氣質量控制子系統、火警火情報告子系統、漏水警報子系統、驅鼠防蟲管理子系統、紅外入侵報警管理子系統、庫房動態視頻監控管理子系統、門禁管理子系統等。檔案管理員可根據單位實際情況及需求，彈性選擇需要的功能模塊。

通過24小時全方位監控庫房狀況，加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和大限度延長檔案壽命。

東方信騰庫房環境控制系統界面截圖

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 東方信騰智慧型數字檔案綜合管理平臺以檔案管理的高標準、高要求，為包括法院、建筑企業、政府機構在內的多家政企事業單位提供了優質的檔案管理服務，在業內擁有良好的口碑。

為了更好的服務客戶，并讓客戶近距離了解智慧檔案館建設，東方信騰聯合國家檔案局科學技術研究所和深圳市信息職業技術學院，在深圳龍崗檔案基地建設實地智慧檔案館實驗平臺，感興趣的小伙伴可以撥打咨詢服務熱線：400-801-8050，預約實地參觀，感受智慧檔案館的魅力。

東方信騰智慧型數字檔案館實驗平臺